Tips voor het inrichten van de meldprocedure
Als gevolg van de nieuwe EU-richtlijn ter bescherming van klokkenluiders, veranderen de eisen aan de interne meldprocedure. Vanaf 17 december 2021 moeten in elk geval overheidswerkgevers (waaronder gemeenten, provincies, waterschappen en publiekrechtelijke zelfstandige bestuursorganen) aan de nieuwe eisen van de richtlijn voldoen. Private werkgevers zijn pas verplicht aan de nieuwe eisen te voldoen als de wet ter implementatie van de EU-richtlijn in werking getreden is. Het wetsvoorstel ter implementatie van de EU-richtlijn is op dit moment nog in behandeling in de Tweede Kamer. Het is nog niet bekend wanneer de nieuwe wet in werking zal treden. Toch is het ook voor private werkgevers raadzaam om alvast goed te kijken naar de interne meldprocedure en de aanpassingen die als gevolg van de aanstaande wet gedaan moeten worden. In de loop van 2022 zal de interne meldprocedure van de meeste werkgevers in Nederland immers aan de nieuwe eisen moeten voldoen. Gebruik hierbij deze twee handige documenten.
Checklist vereisten meldprocedure
Wij raden iedereen aan om alvast kritisch naar uw interne meldprocedure te kijken. In deze handige checklist staat precies wat inhoudelijk vastgelegd moet worden in de meldprocedure. Bijvoorbeeld de wijze waarop met de interne melding wordt omgegaan, bij welke daartoe aangewezen onafhankelijke functionaris of functionarissen kan worden gemeld en wie vervolgens opvolging kunnen geven aan de melding. En wist u dat een werknemer schriftelijk, mondeling via de telefoon of op zijn/haar verzoek door een gesprek op locatie een melding moet kunnen doen?
Daarnaast vindt u in de checklist wat er verder vereist is om te doen. Zoals de informatie die een werkgever aan zijn werknemers moet verstrekken over de interne meldprocedure, over de wijze waarop extern een melding gedaan kan worden en over de rechtsbescherming die een werknemer heeft bij het melden.
Overzicht van aanpassingen aan meldregeling
Ook handig is dit overzicht van het Huis voor klokkenluiders. Hierin wordt duidelijk beschreven wat er precies gaat veranderen en hoe je de meldregeling kan aanpassen aan de nieuwe vereisten van de (te wijzigen) wet. Ook staan hier handige tips voor de benodigde aanpassingen. Bijvoorbeeld voorstellen voor zaken die je in de meldregeling op kunt nemen. Zoals de verschillende soorten meldmogelijkheden voor de melder en welke bescherming voor de melder geldt.
Bij twijfel, doen!
Zoals vermeld moeten overheidswerkgevers per 17 december 2021 al aan de eisen van de richtlijn voldoen. Voor de overheid is na het verlopen van de implementatiedatum van 17 december 2021 namelijk sprake van verticale rechtstreekse werking van richtlijnbepalingen die ‘onvoorwaardelijk en voldoende nauwkeurig’ zijn (zie voor meer informatie: Factsheet: gevolgen van de niet-tijdige implementatie van de EU-richtlijn voor (overheids)werkgevers en bevoegde autoriteiten | Nieuwsbericht | Wet bescherming klokkenluiders). Onder overheid wordt in ieder geval verstaan: de Rijksoverheid, publiekrechtelijke zbo’s en de decentrale overheden (gemeenten, provincies en waterschappen). Mocht u onder de overheid vallen of mocht u twijfelen of u onder de overheid valt, raden wij aan om ervoor te zorgen dat vanaf 17 december 2021 of zo snel mogelijk daarna uw interne meldprocedure voldoet aan de eisen die in de richtlijn worden gesteld.