Publicatie: wat zijn de succesfactoren in een meldregeling?
Een succesvol intern meldproces: wat is dat? Daar liet het Huis voor klokkenluiders onderzoek naar doen. In deze publicatie lees je welke aandachtspunten van belang zijn. Een belangrijke rol is weggelegd voor de ondernemingsraad (OR). De onderzoekers geven praktische tips en handvatten.
Rol van de OR
De aanleiding voor dit verkennende onderzoek was dat veel onderzoeken juist focussen op waar het misgaat in het meldproces. Er is veel behoefte aan tips en handvatten, en lessen vanuit succesvolle meldprocessen. In het onderzoek werden daarom praktische handvatten gezocht voor werkgevers en integriteitsfunctionarissen. Juist de ondernemingsraad heeft hier een belangrijke taak, zo stelt de publicatie. Met zijn instemmingsrecht is het belangrijk om de kwaliteit van de meldregeling goed te bekijken, en erop toe te zien dat deze goed wordt nageleefd.
Tips en aanbevelingen
Maar waar moeten ondernemingsraadleden dan precies op letten? In dit onderzoek van de Universiteit Utrecht werden casussen van interne meldingen bekeken samen met melders, leidinggevenden, vertrouwenspersonen, onderzoekers van meldingen en andere betrokkenen. Uit de analyse bleek dat het belangrijk is dat een organisatie snel en adequaat handelt als iemand intern een melding doet. Daarnaast identificeren de onderzoekers deze succesfactoren voor een meldprocedure:
- Een correct verloop van proces, goede informatievoorziening en passende interactie tijdens het proces;
- de verantwoordelijken handelen zorgvuldig en snel;
- de verantwoordelijken zijn objectief en deskundig, maar verliezen daarbij niet hun persoonlijke, menselijke houding;
- de melder en andere betrokkenen worden transparant en doorlopend geïnformeerd;
- er is een goede onderlinge afstemming tussen integriteitsfunctionarissen, onderzoekers, melder(s) en leidinggevenden.
De onderzoekers geven in de publicatie ook nog andere tips. Bijvoorbeeld om in kennis en vaardigheden van integriteitsfunctionarissen te investeren. Maar ook duidelijke afspraken over onderlinge communicatie aan het begin van het proces zijn belangrijk, en de verwachtingen van alle betrokkenen goed in kaart brengen én houden. Tot slot is het belangrijk om in de gaten te houden of (en eventueel hoe) de aard van een integriteitsschending of melding het meldproces beïnvloedt.
Lees de publicatie
Je kunt de publicatie downloaden huisvoorklokkenluiders.nl. De pagina biedt ook een samenvatting van het stuk én het Huis maakte een podcast over de publicatie.