“Incidenten kun je niet altijd voorkomen, maar je kunt er wél altijd op een goede manier mee omgaan.”
Met de komende wijzigingen in de klokkenluiderswetgeving moeten werkgevers onder andere hun interne meldprocedure aanpassen en worden melders op verschillende manieren beter beschermd. Zo moet het makkelijker worden om misstanden te melden. Maar ook het stimuleren van een veilig werkklimaat heeft grote invloed op de meldingsbereidheid binnen organisaties. We spraken daarover met Muel Kaptein, hoogleraar bij de Erasmus Universiteit Rotterdam en organisatieadviseur bij KPMG. Hij is al 30 jaar werkzaam op het gebied van bedrijfsethiek en integriteit en combineert dat met het doen van wetenschappelijk onderzoek. Wat is het belang van een veilig werkklimaat, hoe creëer je dit en welke voordelen levert dat op?
Een veilig werkklimaat bijna belangrijker dan regels en procedures
Om incidenten aan de orde te stellen zijn allerlei regels en procedures voorhanden, maar het is ook belangrijk dat er een veilig werkklimaat is waarin een medewerker zaken aan de orde kan stellen. Een klimaat waarin de signalen of meldingen adequaat worden opgepakt en de medewerkers geen tegenwerking, maar juist waardering krijgen. Kaptein: “Een veilig klimaat is zeer belangrijk om incidenten tijdig aan de orde te stellen, en om te voorkomen dat ze verergeren. Ook al heb je nog zulke goede procedures, meldpunten en regelingen; als het klimaat voor werknemers onveilig voelt, maakt dat niet uit. Dat klimaat is doorslaggevend voor de meldingsbereidheid bij organisaties.”
Het creëren van een veilig werkklimaat
Maar een veilig werkklimaat is er niet zomaar: dat moet je als werkgever steeds weer uitdragen, voeden, aandacht geven. Dat betekent ook dat je er concreet naar moet vragen. Kaptein: “Bijvoorbeeld door bij een werk- of teamoverleg te vragen wat er de afgelopen tijd mis is gegaan. Niet tegen de mensen zeggen ‘als er iets is, kom dan naar me toe,’ maar actief daarnaar op zoek gaan. Pas dan laat je ook zien dat je het echt wil weten.” Daarnaast moeten de medewerkers ook het gevoel hebben dat hun melding wordt opgepakt en serieus wordt genomen. Kaptein: “Betrek melders bij het onderzoeksproces en houd ze op de hoogte. Ook als het onderzoek niks uitwijst. Als melders denken dat hun melding intern niet wordt opgepakt, gaan ze extern kijken wat ze ermee kunnen doen. Door de melder goed te betrekken voorkom je dus ook dat ze naar buiten treden en de eventuele reputatieschade die daarbij komt kijken.”
Er zijn verschillende sectoren waarin er veel aandacht is voor het aanspreken en bespreken van incidenten. Kaptein: “In ziekenhuizen zie je bijvoorbeeld dat voorafgaand aan een operatie, aan iedereen wordt gevraagd of er nog dingen zijn die mensen nu belemmeren om te opereren. Maar bijvoorbeeld ook in de chemische industrie op het gebied van veiligheid. Daar lopen werknemers met een rode kaart op zak. Als mensen iets zien wat dan niet klopt, kunnen ze deze gelijk trekken en wordt het werk stilgelegd. Dat zijn krachtige methodes om het aanspreken en bespreken laagdrempelig te maken.”
Makkelijker inrichten van kanalen
De verschillende manieren waarop je een melding kunt doen maken het er niet altijd makkelijker op. Er wordt onderscheid gemaakt tussen incidenten, ongelukken, ideeën, misstanden, en meer. Kaptein: “Mensen snappen het verschil tussen alle meldkanalen vaak niet, en daar moet je ze ook niet mee lastig vallen. Of iemand nou een klein foutje meldt of een groot incident, dat moet zo simpel en snel mogelijk kunnen. Hierdoor kunnen werknemers ook denken dat het onnodig complex is om een melding te doen. Als het bestuur het melden echt belangrijk had gevonden, hadden ze het wel makkelijker gemaakt. Soms zijn de bedoelingen met veel meldkanalen goed, maar bij medewerkers kan dit juist averechts werken.” Zo zijn er nu een aantal grote organisaties die veel aandacht besteden aan het idee van één knop voor alle meldingen.
Hoe helpt de wet hierbij?
Kaptein ziet de nieuwe wet als een goed duwtje in de rug bij organisaties om het melden goed in te richten, maar hoopt ook dat bedrijven een stap verder gaan. “Kijk niet alleen naar wat de wet noodzakelijk stelt, maar probeer dit te verbreden. Uiteindelijk moeten mensen allemaal voelen dat de ruimte er is om dingen aan de orde te stellen, of dit nou grote of kleine incidenten zijn. Eigenlijk heeft de wet het voornamelijk over de regelingen voor het melden, maar melden is pas het sluitstuk. De fase daarvoor moet je ook goed inrichten, met een gedragscode, trainingen, bewustzijn en een veilig klimaat. Om het echt effectief te laten zijn moet je dit verankeren in de organisatie. Anders heb je nog steeds het risico dat mensen wegkijken, vertrekken, er zelf van profiteren of naar de media stappen.”
Voordelen van een veilig werkklimaat
Daarnaast zijn er nog meer voordelen van een veilig werkklimaat. Kaptein: “Wetenschappelijk onderzoek toont bijvoorbeeld aan dat een goed veiligheidsklimaat aan de ene kant leidt tot minder incidenten, en aan de andere kant worden de incidenten díe er zijn sneller aan de orde gesteld. Mensen zijn daardoor meer betrokken, hebben minder stress en zijn minder gefrustreerd omdat er niet naar ze wordt geluisterd. Op het moment dat melders worden tegengewerkt, is dit funest voor de inzet en betrokkenheid van mensen en dragen mensen minder snel nieuwe ideeën aan voor het verbeteren van producten of dienstverlening. Dus ook voor innovatie en uiteindelijk het rendement is een veilig werkklimaat belangrijk.”
Individuele én gezamenlijke integriteit
Hoewel dit allemaal gaat over beleid en het collectief, wil Kaptein ook graag een beroep doen op individuele integriteit en verantwoordelijkheid. “Uiteindelijk vind ik dat het belangrijkste. Je moet niet denken: er moet eerst een goede cultuur zijn of een goed meldpunt. Op het moment dat jij wegkijkt, word je medeverantwoordelijk. De grote affaires van de afgelopen tijd waren er niet alleen omdat mensen foute dingen deden, maar omdat omstanders die het zagen het niet aan de orde hebben gesteld. Niet alleen een directeur moet integriteit uitstralen en uitdragen, de werknemer ook.”
Tot slot wil Kaptein benadrukken dat de komst van de nieuwe wet een uitgelezen kans is om goed tegen het licht te houden waar de organisatie staat op dit gebied, en waar ruimte is voor verbetering. Kaptein: “Geef niet af op de wet, maar gebruik het juist als aanleiding om daar waar nodig intern de zaak te verbeteren. Incidenten kun je niet voorkomen, maar wat je wel altijd kunt doen is er op een goede manier mee omgaan.”